OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W SPÓŁDZIELNIACH MIESZKANIOWYCH

Publikacja protokołów i uchwał zawierających dane personalne tj. imiona, nazwiska i adresy osób wobec, których Zarząd Spółdzielni mieszkaniowej podejmuje decyzje związane z zadłużeniem lokali, w tym o wyrażeniu zgody na rozłożenie długu na raty, umorzenia odsetek od nieterminowego wnoszenia opłat jest podawaniem wskazanych danych do publicznej wiadomości, które to z uwagi na ochronę danych osobowych pozostaje w sprzeczności z przepisami prawa.

Nie można również uznać, iż publikacja przedmiotowych protokołów zawierających dane osobowe, w miejscach które z pozoru są ograniczone dla członków Spółdzielni np. stronach internetowych z dostępem wyłącznie dla osób posiadających swój longin i hasło, eliminują w sposób zupełny możliwość zapoznania się z ich treścią przez osoby trzecie.

 

Zgodnie z art. 8¹ ust. 1 Ustawy o Spółdzielniach mieszkaniowych „Członek spółdzielni mieszkaniowej ma prawo otrzymania odpisu statutu i regulaminów oraz kopii uchwał organów spółdzielni i protokołów obrad organów spółdzielni, protokołów lustracji, rocznych sprawozdań finansowych oraz faktur i umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi.” Ponadto art. 8¹ ust. 3 ww. ustawy stanowi, iż: „Statut spółdzielni mieszkaniowej, regulaminy, uchwały i protokoły obrad organów spółdzielni, a także protokoły lustracji i roczne sprawozdanie finansowe powinny być udostępnione na stronie internetowej spółdzielni.”

 

Powstaje więc zasadnicze pytanie w jaki sposób dokonywać publikacji protokołów i uchwał nie naruszając przy tym Ustawy o ochronie danych osobowych.  

Jak już zostało wskazane powyżej poprzez zabezpieczenie dostępu do strony internetowej nie można uznać, iż do przedmiotowych danych osobowych nie uzyskają dostępu osoby trzecie, a tym samym nie zostaną one podane do publicznej wiadomości w sposób bezpośredni, co będzie uznane bezsprzecznie za czynność przetwarzania danych osobowych (art. 7 pkt. 2 Ustawy o ochronie danych). Za podawanie do publicznej wiadomości danych personalnych oraz kwot zadłużenia mieszkańców zasobów Spółdzielni należy uznać takie działanie, które stwarza możliwość zapoznania się informacjami przez szeroki krąg odbiorców, w tym również osób z poza grona członków Spółdzielni. Natomiast bezpośrednia identyfikacja osoby zachodzi wówczas gdy informacja podana do publicznej wiadomości zawiera imiona i nazwiska zadłużonych mieszkańców.

 

Tym samym bezsprzecznym jest, iż Spółdzielnia jako administrator danych osobowych swoich mieszkańców powinna dochować najwyższej staranności przy ich przetwarzaniu.

Wobec powyższego należy uznać, iż w treści publikowanych na stronach internetowych protokołów i uchwał powinny być usunięte wszelkie dane pozwalające na identyfikację osoby. Przykładowo treść protokołu publikowanego na stronie internetowej, w zakresie danych osobowych, powinna być zastępowana stwierdzeniami, iż Zarząd Spółdzielni podjął (w tym miejscu liczba) uchwał w sprawie wyrażenia zgody na spłatę w ratach zadłużenia dotyczącego lokali mieszkalnych/lokali użytkowych* lub Zarząd podjął (w tym miejscu liczba) uchwał w sprawie wyrażenia zgody na umorzenie odsetek od nieterminowego wnoszenia opłat naliczonych w związku z nieterminowym wnoszeniem należności finansowych do spółdzielni”.

Dodatkowo pod treścią protokołu powinna znaleźć się informacja, iż „Pełna treść protokołu z posiedzenia Zarządu w dniu …………….., znajduje się w siedzibie Spółdzielni i jest dostępna dla członków Spółdzielni”.

 

Radca Prawny Barbara Wrońska