OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W SPÓŁDZIELNIACH MIESZKANIOWYCH

Na wstępie należy zauważyć, iż jednym z elementów działalności Spółdzielni mieszkaniowej jest przetwarzanie danych osobowych. Trudno bowiem wyobrazić sobie funkcjonowanie Spółdzielni, która nie pozyskuje, przechowuje i nie udostępnia w niezbędnym zakresie, danych w normalnym toku jej czynności. W związku z powyższym każda Spółdzielnia mieszkaniowa jako Administrator Danych Osobowych, jest zobligowana do wprowadzenia kilku zasad mających na celu ochronę przetwarzanych danych.

 

Podstawową kwestią, wynikającą wprost z art. 39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych jest obowiązek prowadzenia Ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

 

Art. 39 Ustawy o ochronie danych osobowych

1. Administrator danych prowadzi ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania, która powinna zawierać:

  1)  imię i nazwisko osoby upoważnionej,

  2)  datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,

  3)  identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.

2. Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są obowiązane zachować w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia.

 

Powyżej wskazaną ewidencję prowadzi Administrator Danych Osobowych tj. Spółdzielnia, a w jej imieniu zazwyczaj – Zarząd. Szczegółowe kwestie dotyczące Ewidencji, w szczególności forma, miejsce przechowywania, aktualizacja, powinny znaleźć się w zapisach prawa wewnętrznego Spółdzielni tj. Regulaminie Ochrony Danych Osobowych.  

 

Jak już zostało wskazane nieodzownym elementem przy wykonywaniu przez Spółdzielnie mieszkaniową zadań ustawowych i statutowych jest przetwarzanie danych osobowych. Pozyskiwanie takich danych najczęściej odbywa się za pośrednictwem dokumentów składanych przez osoby mieszkające w lokalach należących do zasobów Spółdzielni.

 

Poniżej, pod kontem wprowadzenia w ich treści odpowiednich klauzul, omówione zostaną  dwa dokumenty mające zastosowanie we wszystkich Spółdzielniach mieszkaniowych:  

1. Oświadczenie o liczbie osób zamieszkałych w lokalu,

2. Deklaracja przystąpienia do Spółdzielni,

 

Ad. 1. Oświadczenie o liczbie osób zamieszkałych w lokalu

 

Do złożenia wskazanego dokumentu zobligowane są osoby zamieszkałe lokalach należących do zasobów Spółdzielni mieszkaniowej. Ma on kluczowe znaczenie dla Spółdzielni, gdyż w oparciu o wskazaną w jego treści liczbę osób zamieszkałych Spółdzielnia nalicza należne jej opłaty z tytułu używania lokalu. Oświadczenie jest składane przez członka Spółdzielni lub właściciela lokalu, który zawsze ujawnia w nim swoje dane personalne w postaci imienia i nazwiska. Wobec powyższego jest niezbędnym aby przedmiotowy dokument opatrzony był stosowną klauzulą.   

 

Art. 24 ust.  1 Ustawy o ochronie danych osobowych:

 

W przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, administrator danych jest obowiązany poinformować tę osobę o:

1)         adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna - o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku,

2)         celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych,

3)         prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania,

4)         dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.

Należy również pamiętać, iż osoba udostępniająca dane winna być poinformowana o treści art. 24 ust. 1 pkt. 3 i pkt. 4 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych tj. iż podanie danych jest dobrowolne, a osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania.   

Tym samym aby przedmiotowa klauzula sporządzona była w sposób zapewniający Spółdzielni pełną ochronę prawną przed ewentualnymi roszczeniami osób udostępniających swoje dane, musi ona zawierać wszystkie wskazane powyżej elementy.

 

Przykładowa klauzula:

 

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółdzielnie Mieszkaniowo …………………. z siedzibą w ……………… przy ul. ………………………, na potrzeby związane z prowadzoną przez nią działalnością w zakresie ………………….. zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883 z póź. zm. Na podstawie art. 24 ust. 1 pkt. 3 i pkt. 4 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883 z póź. zm. podanie danych jest dobrowolne, a osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania.   

 

Ponadto, należy zauważyć, iż w Oświadczeniach o liczbie osób zamieszkujących w lokalu niejednokrotnie Spółdzielnie wymagają podania danych personalnych tj. imienia i nazwiska pozostałych osób zamieszkałych w lokalu.

 

Art. 25 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych

W przypadku zbierania danych osobowych nie od osoby, której one dotyczą, administrator danych jest obowiązany poinformować tę osobę, bezpośrednio po utrwaleniu zebranych danych, o:

1)         adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna - o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku,

2)         celu i zakresie zbierania danych, a w szczególności o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych,

3)         źródle danych,

4)         prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania,

5)         o uprawnieniach wynikających z art. 32 ust. 1 pkt 7 i 8.

2. pkt. 6  Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli osoba, której dane dotyczą, posiada informacje, o których mowa w ust. 1.

 

W związku z powyższym, przy formie Oświadczenia z podaniem imion i nazwisk oraz niejednokrotnie stopnia pokrewieństwa osób zamieszkałych w lokalu, w przedmiotowym dokumencie powinna znaleźć się również klauzula następująca:

 

Niniejszym oświadczam, iż osoba/osoby*, której/których* dane dotyczą, zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt. 6  Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883 z póź. zm., posiada informację o siedzibie i pełnej nazwie Spółdzielni, celu i zakresie zbierania danych, fakcie udostępnienia Spółdzielni danych przez moją osobę, prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, uprawnieniach wynikających z art. 32 ust. 1 pkt 7 i 8 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883 z póź. zm.

 

Ad. 2 Deklaracja przystąpienia do Spółdzielni

 

W niniejszym przypadku można posłużyć się klauzulą o treści identycznej jak w Oświadczeniu o ilości osób zamieszkałych w lokalu, z tym jednym wyjątkiem, iż art. 16 § 1 Prawa Spółdzielczego wprowadza wynikający z ustawy obowiązek podania danych osobowych.

 

W związku z powyższym proponuję klauzulę o treści następującej:

 

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Spółdzielnie ……………. z siedzibą w ……………….. przy ul. ……………. , na potrzeby związane z prowadzoną przez nią działalnością w zakresie ……………….. zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883 z póź. zm. Na podstawie art. 24 ust. 1 pkt. 43 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883 z póź. zm. w zw. z art. 16 § 1 Ustawy z dnia 16 września 1982r. Prawo Spółdzielcze Dz. U. Nr 188, poz. 1848 z póź. zm. podanie danych osobowych jest obowiązkowe. Na podstawie art. 24 ust. 1 pkt. 3 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych Dz. U. 1997 Nr 133 poz. 883 z póź. zm. osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania.   

 

Radca Prawny Barbara Wrońska