Podawanie do publicznej wiadomości danych osobowych dłużników Spółdzielni Mieszkaniowej

Spółdzielnia jest administratorem danych osobowych przekazanych przez osoby mieszkające w jej zasobach. Przetwarzanie danych osobowych przez spółdzielnie mieszkaniowe regulują następujące akty prawne:

•  ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,
• ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, i w zakresie nieuregulowanym w jej przepisach – ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo Spółdzielcze.

Dane Osobowe

Art. 6 Ustawy o ochronie danych osobowych 

1. W rozumieniu ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

2. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Tym samym zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami prawa za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące danej osoby, które umożliwiają jej identyfikację w sposób bezpośredni lub pośredni /o czym poniżej/.

Podawanie do Publicznej Wiadomości

Art. 7 pkt. 2) Ustawy o ochronie danych osobowych stanowi, iż:

Ilekroć w ustawie jest mowa o przetwarzaniu danych - rozumie się przez to jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych,

Za podawanie do publicznej wiadomości danych personalnych oraz kwot zadłużenia mieszkańców zasobów Spółdzielni należy uznać takie działanie, które stwarza możliwość zapoznania się informacjami przez szeroki krąg odbiorców, w tym również osób z poza grona członków Spółdzielni. Nie pozostawia wątpliwości, iż poprzez wywieszenie w budynku, na klatce schodowej listy dłużników daje możliwość uzyskania wglądu w jej treść przez każdego, kto chociażby przypadkowo znalazł się we wskazanym miejscu.

Bezpośrednie i Pośrednie Zidentyfikowanie Osoby

Bezpośrednia identyfikacja osoby zachodzi wówczas gdy podana do publicznej wiadomości lista zawiera imiona i nazwiska zadłużonych mieszkańców. Do działań dających możliwość pośredniej identyfikacji dochodzi wówczas gdy na liście brak jest danych personalnych, jednakże wskazuje ona lokal, piętro a nawet klatkę schodową określonego budynku. Istotnym jest również, iż naruszeniem prawa jest już stworzenie warunków dających możliwość dokonania pośredniej identyfikacji, niezależnie od faktu czy w rzeczywistości ktokolwiek jej dokona czy też nie.

Sprzeczność z Przepisami Prawa   

Art. 51 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych stanowi, iż:

Kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Zgodnie z powyższym podanie do publicznej wiadomości listy dłużników lub chociażby wskazanie w jej treści wyłącznie klatek lub pięter dające możliwość pośredniej identyfikacji konkretnych osób, naraża Zarząd Spółdzielni na odpowiedzialność karną.

Ponadto podanie do publicznej wiadomości listy dłużników Spółdzielni spowoduje naruszenie prawa wskazanej osoby do dobrego imienia, które jest zagwarantowane zarówno Konstytucją jak i przepisami Kodeksu Cywilnego – art. 23. W związku z powyższym omawiane działanie Spółdzielni może spowodować wystąpienie przez osoby umieszczone na liście, poprzez podanie imienia i nazwiska lub możliwe do identyfikacji na podstawie innych danych ujawnionych w jej treści, z zasadnymi powództwami o zaprzestanie naruszeń, zadośćuczynienie lub zapłatę odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny. Ponadto w sytuacji gdy udostępnienie danych spowodowało szkodę materialną mieszkaniec zasobów Spółdzielni ma prawo wystąpić z roszczeniem odszkodowawczym.

Zgodnie z powyższym brak jest możliwości prawnej podania do publicznej wiadomości po przez wywieszenie na klatce schodowej, korytarzu, gablocie etc. listy dłużników zawierającej imiona i nazwiska, ale również wskazującej wyłącznie na numery mieszkań, piętra czy też klatki budynków. Zaznaczyć również należy, iż nawet wprowadzenie do statutu spółdzielni postanowienia umożliwiającego podawanie do publicznej wiadomości ww. informacji czy też podjęcie uchwały w tej sprawie, nie legalizuje takiego działania. Bowiem treść statutu, czy też uchwały spółdzielni, nie mogą być sprzeczne z prawem.

Możliwość ujawnienia informacji o zadłużeniu zgodna z obowiązującym prawem

Jak zostało już powyżej wskazane niezgodnym z literą prawa jest podawanie do publicznej wiadomości jakichkolwiek informacji o zadłużeniu. Jednakże istnieją dwa przypadki, kiedy udostępnienie omawianych danych jest możliwe:

1. Zgoda osoby zadłużonej

Podanie do publicznej wiadomości danych dotyczących zadłużenia tj. ich udostępnienie będące przetwarzaniem dokonywanym przez administratora danych – Spółdzielnie, możliwe jest w przypadku wyrażenia na powyższe działanie zgody przez osobę, której dane dotyczą.

Zgodnie z art. 7 pkt. 5 Ustawy o ochronie danych osobowych, poprzez zgodę osoby, której dane dotyczą rozumie się: oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda może być odwołana w każdym czasie.

Natomiast na podstawie art. 23 ust. 1 pkt. 1 ww. ustawy przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę (…).

Wobec powyższego Spółdzielnia może podać do publicznej wiadomości listę wyłącznie w sytuacji wyrażenia przez dłużników zgody na podanie ich danych personalnych wraz ze stanem zadłużenia. Zgoda na wskazane działanie musi być wyrażona w formie pisemnej i dotyczyć wyłącznie tego obszaru przetwarzania danych. Należy przy tym wyraźnie zaznaczyć, iż składane przez osoby podające swoje dane Spółdzielni, oświadczenia co do ich przetwarzania na potrzeby czynszowe i inne związane z działalnością Spółdzielni nie jest tożsame z wyrażeniem zgody na udostępnianie stanu zadłużenia.

Oczywistym jest również, iż oceniając realnie szanse uzyskania zgody od osób zadłużonych należy stwierdzić, iż w rzeczywistości możliwość podania do publicznej wiadomości listy jest wykluczona.

2. Dane dotyczące zadłużenia w Rejestrze Członków

Zgodnie z art. 30 Prawa Spółdzielczego

Zarząd spółdzielni prowadzi rejestr członków zawierający ich imiona i nazwiska oraz miejsce zamieszkania (w odniesieniu do członków będących osobami prawnymi - ich nazwę i siedzibę), wysokość zadeklarowanych i wniesionych udziałów, wysokość wniesionych wkładów, ich rodzaj, jeżeli są to wkłady niepieniężne, zmiany tych danych, datę przyjęcia w poczet członków, datę wypowiedzenia członkostwa i jego ustania, a także inne dane przewidziane w statucie.

Zgodnie z powyższym należy przyjąć, iż w zakresie powyższej regulacji stanowiącej o możliwości wprowadzenia do Rejestru Członków innych danych przewidzianych w Statucie, takimi informacjami może być wysokość zadłużenia. Jednakże w takim przypadku koniecznym jest wprowadzenie do treści Statutu odpowiednich zapisów regulujących formę i tryb udostępniania przedmiotowych danych. Równocześnie krąg potencjalnych odbiorców tj. osób uprawnionych do przeglądania i zaznajamiania się z treścią Rejestru Członków i zawartymi w nim informacjami jest ograniczony wyłącznie do członków spółdzielni, ich małżonków i wierzycieli członków lub spółdzielni (art. 30 Prawa Spółdzielczego). Tym samym udostępnianie przedmiotowych informacji nie jest ich podawaniem do publicznej wiadomości, a krąg podmiotów uprawnionych do ich uzyskania ściśle reguluje wskazany art. 30 Prawa Spółdzielczego. W takim też zakresie tj. z odpowiednimi regulacjami w Statucie oraz przy udostępnianiu informacji wyłącznie osobom powyżej wskazanym ujawnianie danych o zadłużeniu nie stanowi naruszenia Ustawy o ochronie danych osobowych, która w art. 23 ust. 1 pkt 2 stanowi, iż przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

 Radca Prawny Barbara Wrońska 

WALNE ZGROMADZENIE W SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ

Czerwiec jest miesiącem, w którym większość Spółdzielni odbywa Walne Zgromadzenia.

Zgodnie z art. 39 § 1 Prawa Spółdzielczego Walne Zgromadzenie zwołuje zarząd przynajmniej raz w roku w ciągu sześciu miesięcy po upływie roku obrachunkowego. Tą samą zasadę statuuje art. 83 ust 2 Ustawy o Spółdzielniach Mieszkaniowych.

Walne zgromadzenie jest najwyższym organem spółdzielni. Postanowienia statutu danej spółdzielni regulują zasady odbywania Walnych Zgromadzeń, które może odbywać się jako:

• jedno zebranie w dniu określonym i podanym do wiadomości wszystkim członkom, 
• zebranie przedstawicieli – jednakże ta forma jest możliwa wyłącznie dla spółdzielni innych niż mieszkaniowe, 
• Walne Zgromadzenie gromadzenie podzielone na części – w spółdzielni mieszkaniowej, w której liczba członków spółdzielni przekroczyła 500. 

W spółdzielniach mieszkaniowych Walne Zgromadzenie jest ważne niezależnie od liczby obecnych na nim członków. O czasie, miejscu i porządku obrad walnego zgromadzenia lub jego części zawiadamia się wszystkich członków na piśmie co najmniej 21 dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części.

Zawiadomienie powinno zawierać: czas, miejsce, porządek obrad oraz informację o miejscu wyłożenia wszystkich sprawozdań i projektów uchwał, które będą przedmiotem obrad oraz informację o prawie członka do zapoznania się z tymi dokumentami.

Porządek Obrad i Uchwały Walnego Zgromadzenia

Projekty uchwał i żądania zamieszczenia oznaczonych spraw w porządku obrad walnego zgromadzenia lub jego wszystkich części mają prawo zgłaszać: 

• zarząd, 
• rada nadzorcza,
• członkowie spółdzielni – w terminie do 15 dni przed dniem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części. Projekt uchwały zgłaszanej przez członków spółdzielni musi być poparty przez co najmniej 10 członków. Członek spółdzielni może zgłaszać także poprawki do projektów uchwał nie później niż na 3 dni przed posiedzeniem walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części.

Projekty wszystkich uchwał powinny być wykładane na co najmniej 14 dni przed terminem walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części, tak aby każdy członek Spółdzielni miał zapewnione prawo zapoznania się z ich tekstami. 

Na Zarządzie Spółdzielni spoczywa obowiązek przygotowania pod względem formalnym i przedłożenia pod głosowanie na walnym zgromadzeniu projektów uchwał i poprawek zgłoszonych przez członków spółdzielni.

Zgodnie z art. 38 § 1 Prawa Spółdzielczego do wyłącznej właściwości walnego zgromadzenia należy:

1) uchwalanie kierunków rozwoju działalności gospodarczej oraz społecznej i kulturalnej;

2) rozpatrywanie sprawozdań rady, zatwierdzanie sprawozdań rocznych i sprawozdań finansowych oraz podejmowanie uchwał co do wniosków członków spółdzielni, rady lub zarządu w tych sprawach i udzielanie absolutorium członkom zarządu;

3) rozpatrywanie wniosków wynikających z przedstawionego protokołu polustracyjnego z działalności spółdzielni oraz podejmowanie uchwał w tym zakresie;

4) podejmowanie uchwał w sprawie podziału nadwyżki bilansowej (dochodu ogólnego) lub sposobu pokrycia strat;

5) podejmowanie uchwał w sprawie zbycia nieruchomości, zbycia zakładu lub innej wyodrębnionej jednostki organizacyjnej;

6) podejmowanie uchwał w sprawie przystępowania do innych organizacji gospodarczych oraz występowania z nich;

7) oznaczanie najwyższej sumy zobowiązań, jaką spółdzielnia może zaciągnąć;

8) podejmowanie uchwał w sprawie połączenia się spółdzielni, podziału spółdzielni oraz likwidacji spółdzielni;

9) rozpatrywanie w postępowaniu wewnątrzspółdzielczym odwołań od uchwał rady;

10) uchwalanie zmian statutu;

11) podejmowanie uchwał w sprawie przystąpienia lub wystąpienia spółdzielni ze związku oraz upoważnienie zarządu do podejmowania działań w tym zakresie;

12) wybór delegatów na zjazd związku, w którym spółdzielnia jest zrzeszona.

Statut może zastrzec do wyłącznej właściwości walnego zgromadzenia podejmowanie uchwał również w innych sprawach.

Poniżej zamieszczam kilka wzorów projektów uchwał Walnego Zgromadzenia w sprawach, które obowiązkowo musza stać się przedmiotem obrad.

                                                                                                                                                        

Uchwała nr …../2014

Walnego Zgromadzenia Spółdzielni …………….

z dnia ……………2014 r.

w sprawie zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności za rok 2013

Działając na podstawie art. 38 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (z późn. zmianami) oraz ……………. Statutu Spółdzielni…………….. – Walne Zgromadzenie Spółdzielni ……………………..uchwala, co następuje:

§ 1

Walne Zgromadzenie zatwierdza sprawozdanie Zarządu z działalności
za rok …………………..

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

             

                Sekretarz                                                                Przewodniczący

     Walnego Zgromadzenia                                             Walnego Zgromadzenia

Uchwała nr  …../2014

Walnego Zgromadzenia Spółdzielni ……………………..

z dnia ……………2014r.

w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2013

Działając na podstawie  art. 38 § 1 pkt 2 ustawy z dnia  16 września 1982 r. - prawo spółdzielcze (z późn. zmianami) oraz na podstawie ……………. Statutu Spółdzielni……………..– na wniosek Rady Nadzorczej – Walne Zgromadzenie Spółdzielni …………………. uchwala, co następuje:

§ 1

Walne Zgromadzenie zatwierdza sprawozdanie finansowe za rok 2013, składające się z:

1)  wprowadzenia do sprawozdania finansowego za rok 2013,

2) bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2013 r., ………………………………….

3) rachunku zysków i strat za rok obrotowy 2013, wykazującego:

a)      ………………………………………………………………

b)      …………………………………………………………….

4)  ………………………………………………………………………..

5) ……………………………………………………………………….

6) dodatkowych informacji  i objaśnień do sprawozdania finansowego za rok 2013.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

   Sekretarz                                                       Przewodniczący

               Walnego Zgromadzenia                                    Walnego Zgromadzenia

  

Uchwała nr …../2014

Walnego Zgromadzenia Spółdzielni ………………

z dnia …………………… 2014 r.

w sprawie podziału nadwyżki bilansowej za 2013 rok

Działając na podstawie art. 38 § 1 pkt 4 ustawy z dnia  16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (z późn. zmianami) oraz na podstawie ……………….. statutu Spółdzielni…………….. – Walne Zgromadzenie Spółdzielni ………………. uchwala, co następuje:

§ 1

Nadwyżkę bilansową za rok 2013 (zysk netto), w wysokości ……………….. słownie: ………………………….. postanawia się podzielić w ten sposób, że:

a)       kwotę ………………………. będącą zyskiem z ……………………– na ……………………………………………

b)      kwotę ……………………… – na ……………………………………………………….

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Sekretarz                                                          Przewodniczący

            Walnego Zgromadzenia                                         Walnego Zgromadzenia

Uchwała nr …../2014

Walnego Zgromadzenia Spółdzielni ………………

z dnia …………………… 2014 r.

w sprawie pokrycia straty za 2013 rok

Działając na podstawie art. 38 § 1 pkt 4 ustawy z dnia  16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (z późn. zmianami) oraz na podstawie ……………….. statutu Spółdzielni…………….. – Walne Zgromadzenie Spółdzielni …………….. uchwala, co następuje:

§ 1

Stratę za rok 2013, w wysokości ……………….. słownie: ………………………….. postanawia się pokryć w ten sposób, że:

c)       kwotę ……………………… - z

d)      kwotę ………………………  - z

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Sekretarz                                                           Przewodniczący

           Walnego Zgromadzenia                                           Walnego Zgromadzenia

Uchwała nr  ……./2014

Walnego Zgromadzenia Spółdzielni ………………………

z dnia ……………..2014 r.

                                                                                                                                                                                                 w sprawie absolutorium za rok 2013 dla Pana/Pani* ……………….– prezesa Zarządu Spółdzielni ……………………………………..

Działając na podstawie art. 38 § 1 pkt 2 ustawy z dnia  16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (z późn. zmianami) oraz ……………….. statutu Spółdzielni ………………..– Walne Zgromadzenie Spółdzielni ………………………….uchwala, co następuje:

§ 1

Walne Zgromadzenie udziela/nie udziela absolutorium za rok 2013 Panu/Pani* ……………………. - prezesowi Zarządu Spółdzielni……………………………..

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Sekretarz                                                          Przewodniczący

           Walnego Zgromadzenia                                         Walnego Zgromadzenia

     

Uchwała nr ……/2014

Walnego Zgromadzenia Spółdzielni …………………………..

z dnia …………………2014 r.

w sprawie absolutorium za rok 2013 dla Pana/Pani*  ………………….. członka Zarządu Spółdzielni …………………………

Działając na podstawie  art. 38 § 1 pkt 2 ustawy z dnia  16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (z późn. zmianami) oraz ………………. statutu Spółdzielni …………… – Walne Zgromadzenie Spółdzielni …………………… uchwala, co następuje:

§ 1

Walne Zgromadzenie udziela/nie udziela absolutorium za rok 2013 Panu/Pani* członkowi Zarządu Spółdzielni …………………………..

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

    Sekretarz                                                     Przewodniczący

             Walnego Zgromadzenia                                      Walnego Zgromadzenia

Uchwała nr …../2014

   Walnego  Zgromadzenia  Spółdzielni ……………………………

 z dnia …………………….2014 r.

w sprawie przyjęcia sprawozdania Rady Nadzorczej Spółdzielni …………………. za okres od …………………. do 31 grudnia 2013 r.

Działając na podstawie  art. 38 § 1 pkt 2 ustawy z dnia  16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (z późn. zmianami) w związku z …………………. statutu Spółdzielni ……………… – Walne Zgromadzenie Spółdzielni …………………… uchwala, co następuje:

§ 1

Walne Zgromadzenie przyjmuje sprawozdanie Rady Nadzorczej Spółdzielni .................................
za okres od ………………. do 31 grudnia 2013 r.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

              Sekretarz                                                               Przewodniczący

  Walnego Zgromadzenia                                               Walnego Zgromadzenia

WAŻNE:

Każdy członek Spółdzielni ma jeden głos bez względu na ilość posiadanych udziałów. Pamiętajmy również, iż zgodnie z art. 8³ust. 9 Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych:

Uchwałę uważa się za podjętą, jeżeli była poddana pod głosowanie wszystkich części walnego zgromadzenia, a za uchwałą opowiedziała się wymagana w ustawie lub statucie większość ogólnej liczby członków uczestniczących w walnym zgromadzeniu. Jednakże w sprawach likwidacji spółdzielni, przeznaczenia majątku pozostałego po zaspokojeniu zobowiązań likwidowanej spółdzielni, zbycia nieruchomości, zbycia zakładu lub innej wyodrębnionej jednostki organizacyjnej do podjęcia uchwały konieczne jest aby w posiedzeniach wszystkich części walnego zgromadzenia, na których uchwała była poddana pod głosowanie, uczestniczyła łącznie co najmniej połowa ogólnej liczby uprawnionych do głosowania, chyba, że statut stanowi inaczej.

Zgodnie z powyższym aby uchwała została podjęta liczba głosów członków Spółdzielni biorących udział w głosowaniu oddanych „ZA” musi być większa niż łączna liczba głosów oddanych „PRZECIW” i „WSTRZYMUJĄCYCH SIĘ”.  

Radca Prawny Barbara Wrońska